こんにちは。さこんじ(https://twitter.com/saKOnzi35)です。

会社・プライベートで昨日よりも楽しく充実した1日を過ごす為に役立つ内容を配信していきますのでどうぞお付き合いください。

さて、今回は…

イベントや飲み会などで活躍してくれる『幹事』に向いている人の特徴解説

著者さこんじ

私は学生時代のサークルから会社、仲間内で遊ぶ時もよく幹事をしており、規模感は異なりますが大小100回以上経験をしてきました。
そんな私だからお伝え出来る内容になっているかと思います。

この記事は以下の方々にオススメです。

あなたの思う幹事のイメージってどんなものでしょうか？

大変で疲れるからあまりやりたくないこと…と思っている方も多いと思います。

著者さこんじ

「疲れる」はまさにその通りだと思います

さこんじが考える幹事の定義は…

周りも楽しめるよう世話役も担いながら中心となって会を催し、円滑に進めていく役割です。

そうなんです！役割なんです。

自分だけが楽しめれば良い！という考えでは、幹事という役割は荷が重いと思います。

それでも自身が幹事として中心にいる中、参加してくれたメンバーが楽しんでいる姿を見ると貢献感を感じることができます。自分も楽しい、周りも楽しい、そんな場所を自身で作ることができるのはすごいことだと思うのです。

この記事を読むことで…

幹事に向いている人の特徴を理解し、自分や周りの仲間と共に楽しい時間を過ごせるようになります

是非最後まで読んで頂けたら嬉しいです。

それでは参りましょう。

幹事に向いている人の特徴4選+α

１.優先順位をつける事ができる

幹事が向いている人の特性として自分がやると決めた事を優先し、スケジュールに組み込む事ができるかが重要です。

空いた時間に予定を入れるのではなく、やりたい事を予定に組込んだ上でどう仕事やプライベートを回していくかを考えられないと、忙しく仕事をしている皆さんの予定はなかなか確保できません。

例えば、仕事が忙しくて急遽出勤になるかもしれないと言って煮え切らない態度の人がいたとします。

はなちゃん

皆と会いたいけれど、週末まで予定が分からなくて…

たろちゃん

毎日残業続きでプライベートの見通しが立てられないんだよ～

このような発言をしてしまっていませんか？

実はこれ、幹事を担う前の話で幹事泣かせの言葉です。

状況は分かったが結局どうしたいのか、スケジュールに対してどういった行動を取るつもりなのかが見えてこないと話し合いが進みません。

このような状態の人がもし幹事になってしまったら、開催も危ぶまれる事態になります。

こういったことを言いがちの人は残念ですが、幹事には向いていません

改善策のアクションプランとしてはグーグルカレンダーの活用です。

• 大事な予定は即入力して日時を抑えてしまう
• 幹事として出来ることはその日のうちに発信・対応

対応が必要なことについては荒くでよいのでリストアップして“タスク”として入力しておくと抜け漏れが減ります。

色々な仕事があるので、本当に予定が組めない人がいるのも理解しています。

どうしてもの場合は、理由を説明し仲間に協力してもらって幹事を一緒にやってもらいましょう。

1人で全部背負い込む必要はありません。

但し、当日参加できない場合に丸投げにならないように注意が必要です。

下調べや計画は入念＆積極的に取り組む事が条件です。それさえできていれば、結果的に参加できず計画損になったとしても、周りはあなたの貢献を見ています。きっと次の機会にも声を掛けてくれるはずです。

著者さこんじ

全てが無駄になることはありませんので安心してください

やりたい事を優先して生きて行くというのは、自分の人生を主体的に生きていることだと私は思います。

仕事はもちろん大切ですが、振り回され過ぎないよう優先順位をしっかり設定し、コントロールできるようになる事を目指してみるのはいかがでしょうか。

優先順位を設定できず、煮え切らない態度を取り続けることはくれぐれもやめましょう。

２.具体的な提案を出すことができる

具体的な提案＝話を次のフェイズに移行できる一手を打てるかどうか。

とも言い変えられます。

仲間内で何か計画を立てる際に「こう思う」や「このような情報もあるよ」といった発言は話を広げていく上ではとても大事ですが、結局どうするのかが決まらずに話し合いが長引いてしまうことがあります。

自身に置き換えて考えてみると、具体的な話をしてしまったら何かトラブルや考慮漏れが発生した時に自分の責任になってしまう。

という考えが根底にあり、決定を下すのを難しくしているように思います。

会社や組織では等級・役職で決定を下す人や責任を負う人が明確になっていますが、仲間内ではそうはいきません。

具体例を見てみましょう。こんな会話があったとします。

はなちゃん

皆で計画している来週のBBQだけど、その日は降水確率50％でとても高いみたいね

たろちゃん

ほう。それは困ったね。
当日中止になると遊べなくなっちゃうから代替え案を検討した方がよいかも

パンDさん

でもでも
朝は降っていなくても途中から降り始めるかもしれないよ？

まるでトランプのババ抜き、ババが巡回しているようです。

このように各々思っている意見は出すが、決定は下さないという会話が続いてしまう場合があります。

こういった時に幹事の適正がある方は以下の発言ができます。

たたき台案の提示+周りに意見を求める

今回の例で言えばこのようなイメージです。

はなちゃん

皆で計画している来週のBBQだけど、その日は降水確率50％でとても高いみたいね

たろちゃん

ほう。それは困ったね。
当日中止になると遊べなくなっちゃうから代替え案を検討した方がよいかも

著者さこんじ

例えば、前日17：00にヤフー天気で降水確率が60％以上だったら延期、それ以下だったら当日朝7：00に実際に降っているかどうかで最終判断っていうのはどう？
あくまでたたき台としての意見だから他意見があれば合わせて考えたいので教えて～

確固たる理由があっての提案であれば周りを納得させる必要がでてきますが、今回は提示した案が採用されるかどうかはさほど重要ではありません。

たたき台案を提示したことで、次は「同意」or「たたき台案のブラッシュアップ」or「別案提示」が必要になったことが大きな進歩です。

合わせて、相手に意見を求めることも大切です。

決定事項をいきなり突きつけても軋轢を生むだけになってしまいます。

周りが具体的な検討に入りやすいよう“他意見があれば聞く”ということも必ず添えて提案することでスムーズに話を進めることができるようになります。

是非何かを決める時に行き詰まった時に採用してみてください。

３.自己犠牲を払える

過度な犠牲は必要はありませんが、ギブのマインドがある方が幹事には向いています。

• 事前準備や買い出しを率先して対応する
• 計画の為に打ち合わせなどに参加をする

例えば、想定していた予算に対してお金が足りなくなってしまった場合、幹事側で補填するといった場面に遭遇することもしばしばあります。

時間もお金も有限なのに、こんなに大変ならもう幹事なんてやりたくない！

そう思ってしまう時もあるかと思います。

お金の不足に対して言えば、自身の許容範囲を超えてしまう場合は周りに協力を要請するべきです。

無理をする必要はありません。

たださほど問題にならない額ならば自身が補填し、自分がこのコミュニティや仲間に貢献できていることを自覚することで自己肯定感を上げることができたりします。

大切なのは、自身で前向きに選択した行動であることです。

やらされていると感じてしまっていたら逆効果です。

その為には主体的にそう思える環境・仲間の中にいることが重要です。もし、そういった居場所がなければ新しい環境に飛び込んでいきましょう。

前段の「具体的な提案を出せる」でも述べていますが、自分の意見を通すことが目的ではありません。幹事を務めるイベントがトラブルなく楽しく遂行できることを目的に行動することが重要です。

複数人で幹事をやって意見が対立した場合なども、両意見のメリットデメリットに大差がなければ相手側の意見を尊重するような人が幹事には向いています。

４.上手くいかない事のほうが多いと理解している

言い方を変えると周りに期待し過ぎない、とも言えます。

幹事をやっていると遅刻・ドタキャン・何かが足りない・多すぎるetc…いろいろなことが起こります。

何度も幹事をやってきましたが、計画通り完璧に進むことなど殆どありません。

他人をコントロールできると思わず、起こり得るトラブルは事前に想定して行動出来る人が幹事に向いています。

例えば会社で大人数の飲み会を設定した場合、出席者にはキャンセルが効く2日前までに事前に会費を集めてしまいましょう。コースの予約であれば価格も分かっているので問題ありません。

そうしておくことで、当日キャンセルがでてその費用が掛かったとしても問題なくそこから支払う事が可能です。

お会計時に遅れてきた人に同額もらってもよいのか…といった配慮を考える必要もなくなります。

これは立派なリスクヘッジの対応です。

参加者には事前に、当日キャンセルすると全額返金できない可能性をアナウンスをしておけば問題ありません。

当日キャンセルの場合、コースの食事代はキャンセル不可、飲み放題分はお店から免除してもらえるパターンも多い印象です。もし、一部でも返金できるのであれば来れなかった方へ返金してあげましょう。

完璧な計画を作り上げたとしても、それを周りに押し付けても共感は得られず、温度差が出てきてしまいます。

作り込み過ぎず、期待し過ぎず、柔軟に対応できる人が幹事には向いていると私は思います。

番外編　お酒に強い！

宴会とかの場に限られてきますが、お酒を飲んでも最後まで全うできる人が幹事には向いています。

お酒に強い！という見出しにしていますが、要は計画したイベントの最中に調子に乗り過ぎず自制する事が大切です。

いい大人が居酒屋とかで寝てたらかっこ悪いですよね？

著者さこんじ

大学生の頃やってしまったことあります。
お店や関係者の皆様、本当に申し訳ございません…！

頭が働かなくなると終盤での会計や締めが纏まらずグダグダのイベントになってしまう可能性があります。

しっかり楽しみつつも頭はクールでいられるようにしましょう。

どうしても心配な場合、お酒を飲まない人が参加してくれていたら会計だけ事前に対応してもらうなど段取りをしておくとよいでしょう。

最後に

以上、幹事に向いている人の特徴4選+αでした。

自分に当てはまる項目はいくつありましたか？

友人や周りで多くの項目に当てはまる人がいれば、一緒にイベントを企画しようと持ちかけてみてください。

きっと、最高の幹事パートナーなってくれるはずです。

自分のやりたいこと、興味のあることを後回しにせず行動して充実した日々を過ごしていきましょう。

今回の記事はこれで以上になります。

最後までお読み取り頂きありがとうございました。