こんにちは。さこんじ(https://twitter.com/saKOnzi35)です。

1500名規模の総合商社で22年度より管理職になった新米マネージャーです。
この度、ブログを開設しました。
会社や私生活において、昨日よりも楽しく充実した1日を過ごせるような内容を発信していきますのでどうぞ宜しくお願い致します。

今回は二子新地駅徒歩5分にある「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」でバーベキューの幹事を担当する場合を例に手順とワンポイントアドバイスを纏めました。

この記事を読み終えた貴方は、負担を最小限にバーベキューの幹事を行うことができるようになるはずです。

仲間たちに声を掛け、集まった仲間で暑い日差しの中お肉とお酒を頬張りながら楽しい時間を過ごすことを想像してみましょう。　…あはっ♪

皆さんの充実した1日に少しでもお役立ちできるような記事にしていますので、どうぞよろしくお願い致します。

そして、関東在住の方は是非「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」を利用してみてください。

https://www.tamagawa-bbq-area.com/

幹事を自分でやった方が良い理由

仕事が忙しい、皆を纏めたりするのは面倒くさい、何かを決めることが億劫だ
幹事をやりたくない理由はいくらでも出てきそうです。

それでも私は幹事を積極的に担うことを推奨したいのであります。
色々理由はありますが、一番は自分の人生を主体的に生きる事に繋がるからです。

自分が何かをやりたい、始めたいと思った時に座して待っていてはいつまで経っても始まりません。
その間に時間は過ぎていってしまいます。
バーベキューであれば冬にはなかなかできないので、次シーズンに繰越となってしまいます。

寝る前や年末のふとしたタイミングで振り返った時、あれもできなかったこのチャンスも逃してしまった…と後ろ向きな気分にならないようにしたいと私は思っています。

こんな事もできた！次はあれをやるぞ！！といった前向きな思考で過ごすためにも、幹事は積極的に努めていったほうが楽しい人生になると考えているのです。

幹事は1人でやらなくていい

1人で頑張らなくてよいのです。
何でも1人ではじめなきゃいけないと思っていたら、やはり幹事は辛いものになります。
大規模でやる時は尚更、幹事チームを結成しましょう。

まず協力してくれるメンバー2〜3人を選定して声をかけてみてください。
バーベキューをやりたい！と思った時に想像したメンバーの中に数人は頼れる人いませんか。

協力してくれるか心配だな…と思ったなら以下の記事を参考にしてみてください。
「サラリーマンが思う幹事に向いている人の特徴」
この特徴がある人がもし近くにいればきっと、あなたの力になってくれるはずです。

基本情報

冒頭で紹介していますが、今回の例として「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」を選定しました。
選定理由は私がよく愛用しているというのもありますが、以下を参照ください。

屋外バーベキューと雨は犬猿の仲ですね。
それでもレンタルのテントは大きめなので、小雨程度であれば濡れることも殆どありません。
雨天決行or雨天中止の基準・判断については以下で触れていますので是非参考にしてください。

事前準備

前工程で幹事と場所を決定しました。
続いては日時等を抑えていきましょう。

川崎市多摩川緑地バーベキュー広場はコロナ禍前は予約システムはなく場所取りなど含めて外注が一般的でしたが、今年から完全予約制となって川崎市でレンタルなども運営しています。

https://www.tamagawa-bbq-area.com/yoyaku

予約時の値段は人数規模によって変わって来るため注意が必要です。
その為、手順としては日程→時間→参加メンバー募集→予約の手順が一番効率的です。

日程

まずは、幹事メンバーが全員で参加できる日程で抑えてしまいましょう。
その後、複数パターンを提示して幹事以外のメンバーへ声掛けするのもよいですが、こっちの日程だったら参加できたのに…みたいな方が多くなってしまうのも嫌なので私はピンポイントで案内をします。
但し、各自日程調整をすることを想定して最低でも1ヶ月以上先の候補日とするようにしましょう。

時間

要注意ポイントです。
会場の予約パターンは以下2種類が用意されています。

私は11：00-開始を推奨します。
理由は買い出しのタイミングです。
当日は集合して買い出し班と現地班とで別れて行動します（食材は現地調達想定）。

改札出口正面にある「富士ガーデン二子新地駅前店」で買い物をする場合、10：00-開店なので同時刻で予約をしてしまうと買い出し班の現地到着が大きく遅れてしまいます。

二子新地駅集合時間は10：30。買い出し班と現地班とで別れて行動します。

今回、買い出しは現地で行うことを想定しています。
改札出口正面にある「富士ガーデン二子新地駅前店」で買い物をする場合、10：00-開店なので同時刻にバーベキュー広場へ集合することができません。

私のおすすめは、二子新地駅集合時間10：30として、買い出し班と現地班とで別れて行動します。
※詳細は後述

http://www.new-quick.co.jp/shop/102

参加メンバー募集

個別声掛けをするのではなく、LINEグループなどに纏めて案内し先着順とすると効率的です。
私が対応した際は、自身が所属している20〜30代を中心とした50人規模の運動サークルメンバーを中心に声を掛けました。

団体の中に苦手な人がいるから全員には声掛けしたくない…といった意見もあるかと思います。
かなりクセが強い人がいる、大半が苦手な人達だ、ということであればやり方は再考必要ですが、そんな団体でバーベキューをやりたいってそもそも思わないですよね。

大体自分が苦手と思っている場合、相手にも伝わっていて同じ感情を抱いている事が大半です。
なので、その人達が参加してくる可能性は低いです。
大人であれば尚更です。

予約

「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」には以下の予約コースがあります。

https://www.tamagawa-bbq-area.com/yoyaku

私が使った時は10名以上且つ道具が持ち込みで全て揃うわけではなかったので、35,000円タイプを選択しました。10人以下でバーベキューのプロフェッショナルが道具を全て用意できるのであれば、場所だけの予約にすることで安く済ませることもできます。片付けや準備の手間を考慮して決定しましょう。私は大人数でワイワイやる時は多少割高になってもレンタルを活用してきました。

食材

基本は現地調達ですが、大人数で買い物もしづらい昨今です。

参加メンバーへ事前にこれは食べたいな～というものは聞き取りをしておくことをオススメします。スプレッドシートなどを共有して食材一覧に被らないよう希望するものを入力をしてもらい、最後に幹事側が抜け漏れを確認する事で効率的に食材一覧を作成できます。
※注意点として、予算の関係上全部用事できない場合があることは伝えておきましょう。

バーベキューで忘れやすいもの10選を以下に纏めました。

人数調整

最大人数での予約プランは11人でも20人でも同じ価格でしたね。
その為、集められるのであれば大人数のほうがコスパは良くなります。

追加で募集を掛ける場合、参加予定者のご家族や友人に声を掛けてもらうのがオススメです。
新しい出会いもあるかもしれませんね。

はなちゃん

私人見知りだから、少し心配だな…

初めて合う人と緊張してしまうこと、ありますよね。
私も人見知りなところがあるので緊張が走る場面、あります。
ただ、社会人になると自分が動かない限り新しい出会いは確実に減ります。安定した人間関係も大切ですが、新しい出会いや体験は人生を豊かにしてくれます。是非恐れずにそういった偶然の出会いも大切にしていきましょう。

但し、バーベキューの目的などはしっかり考慮しましょう。例えばコミュニティの親睦を深めることを目的にしているのであれば、他者を呼ぶべきではない場合もあります。幹事メンバーでしっかりすり合わせをして行動しましょう。

雨天時の対策

微妙な天気予報、なんとも判断が難しい時ありますよね。
幹事が「やらない」「やっぱりやります」とブレてしまうと参加者の方々も心配になります。
そこで、雨天時の対応方針については事前に基準を決めておくことを強くオススメします。

以下は私が採用した基準ですが、時間や数値の部分は場所などの状況に合わせて変更してください。

大事なのは事前に想定しておくことです。

前日に一度判断タイミングを入れたのは、予約が前日17：00までキャンセル可の為です。
では、当日大雨で中止せざる得ない場合はどうすればよいのだろう…？と気になったので会場に問い合わせしてみたところ、電話で理由等説明してもらえれば受け付けるとのことでした。

くれぐれもドタキャンはせず、電話等で相談を上げるようにしましょう。

1人当たりの参加費用の算出

買い物の量や何を重視するかで費用は変わってきてしまうので、あくまで例として見てください。

人数、食材・飲み物、レンタル予約で必要予算はおおよそ決まります。

前回私が幹事をやった時は以下の試算でした。

最終人数17人に対して…

（①+（②×17人））/17人＝1人当たり4,558円
集める金額はお釣り等を踏まえて500円の倍数切り上げで設定をします。

上記の結果、5,000円の徴収としました。

敢えて、予算に対して費用を多めに徴収していることのメリットは以下です。

最終的に使わなかったら返却をすればOKです。
全員に均等に返すも良し、遅れた人に還元するもの良いです。
注意点は隠さずに皆に少しだけ多くもらっている事や使い道を事前に説明しておけば
変な詮索も起きず気持ちよくイベントを楽しめます。

少人数であれば電子決済でのやり取りも普及してきているので現金でやり取りしない方法も良いです。
ただ、全員が同じツールを使っていない場合もあって大人数だと成立しないパターンも多いですね。

注意点として「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」は個別入場料で500円掛かります。

これは事前に幹事側で支払うことはできないので予算とは別になりますので注意が必要です。

当日の工程

最後に当日の工程と喜ばれる行動についてまとめていきます。

はなちゃん

バーベキューに行くとき喜ばれる行動ってなんだろう？？

それは差し入れです！
自家製サングリア、地ビール、新鮮な野菜、デザートなど…
みんなを喜ばせたいな、と想う場面であれば自身の予算に合う形で是非検討してみてください。

買い出しする商品に埋もれないような個性的なものを持って行くことで皆さんの印象に残ります。
ある方が地元の沖縄から送られてきたスパムをいっぱい持ってきてくれた時はとても嬉しかったです。
炭火で焼いて食べたら大好評で皆さんの心に刻まれてました。

集合

当日は10：30に集合です。
（私が幹事をした日、なんとか雨は降らずに開催でしました）

集合場所は二子新地駅東口改札前です。

このような場面、1～2人は遅れる人います。
それでも、寛大な心で迎えてあげてください。
多少の遅れであれば、幹事メンバーの1人が待っていてあげると彼ら彼女らの心理的安全性は担保されます。せっかくの楽しい時間を共に過ごすメンバーなので出来る限りケアをしてあげましょう。

参加費徴収

事情があって途中で帰ってしまう人や、お酒が入って忘れてしまったりなど最後に回してしまうと一定のリスクがあります。立て替えは極力せずに集めたお金の範囲でまわすように管理をしましょう。

また、自身の財布に一緒にして管理するのではなく封筒やポーチ、サコッシュなどで別管理をすることで予算範囲を明確にできます。くれぐれも別のお金と混ぜて管理をしないようにしましょう。

2班分担行動

原則2班に分かれて行動します。

チーム分けをして効率的に準備をすすめましょう。
幹事も両班に配置するようにします。

合流

入場料500円を支払い、現地班＆買い出し班が合流できたらいよいよ開始です。

お酒やお肉はしっかりクーラーボックスに入れておきましょう。
サクッと乾杯を済ませたら以下の分担を進めます。

やることはたくさんあります。

最初は大変ですが幹事メンバーが積極的に対応を進めましょう。
少し疲れたら変わって貰えば良いのです。

まずはギブをすることで、スムーズに事を進めることができますよ。

最後に

最低限のゴミ分別等を行い、残り物は持って帰るようにしましょう。
レンタルした網などは使い捨てなので洗う必要はありません。
食べ物飲み物は残さずにゴミは分別して捨てる、これだけです。

帰り際にすれ違ったバーベキュー場の運営の方にありがとうを伝えて時間内に撤収して終了です。

今回は幹事の視点で記載をしていますので、開催までの道のりをメインにお送りしました。
是非、スマートに大人のバーベキューを遂行してみてください。

幹事がいるからこういったイベントは成り立ちます。

受け身ではなく行動を起こせる人間になって、主体的な楽しい1日を送りましょう。

最後まで読んでいただきありがとうございました。