こんにちは。さこんじ(https://twitter.com/saKOnzi35)です。

1500名規模の総合商社で22年度より管理職になった新米マネージャーです。
この度、ブログを開設しました。
会社や私生活において、昨日よりも楽しく充実した1日を過ごせるような内容を発信していきますのでどうぞ宜しくお願い致します。

今回は二子新地駅徒歩5分にある「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」でバーベキューの幹事を担当する場合を例に手順とワンポイントアドバイスを纏めました。

この記事を読み終えた貴方は、負担を最小限にバーベキューの幹事を行うことができるようになるはずです。

仲間たちに声を掛け、集まった仲間で暑い日差しの中お肉とお酒を頬張りながら楽しい時間を過ごすことを想像してみましょう。　…あはっ♪

皆さんの充実した1日に少しでもお役立ちできるような記事にしていますので、どうぞよろしくお願い致します。

そして、関東在住の方は是非「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」を利用してみてください。

https://www.tamagawa-bbq-area.com/

幹事を自分でやった方が良い理由

仕事が忙しい、皆を纏めたりするのは面倒くさい、何かを決めることが億劫だ
幹事をやりたくない理由はいくらでも出てきそうです。

それでも私は幹事を積極的に担うことを推奨したいのであります。
色々理由はありますが、一番は自分の人生を主体的に生きる事に繋がるからです。

自分が何かをやりたい、始めたいと思った時に座して待っていてはいつまで経っても始まりません。
その間に時間は過ぎていってしまいます。
バーベキューであれば冬にはなかなかできないので、次シーズンに繰越となってしまいます。

寝る前や年末のふとしたタイミングで振り返った時、あれもできなかったこのチャンスも逃してしまった…と後ろ向きな気分にならないようにしたいと私は思っています。

こんな事もできた！次はあれをやるぞ！！といった前向きな思考で過ごすためにも、幹事は積極的に努めていったほうが楽しい人生になると考えているのです。

幹事は1人でやらなくていい

1人で頑張らなくてよいのです。
何でも1人ではじめなきゃいけないと思っていたら、やはり幹事は辛いものになります。
大規模でやる時は尚更、幹事チームを結成しましょう。

まず協力してくれるメンバー2〜3人を選定して声をかけてみてください。
バーベキューをやりたい！と思った時に想像したメンバーの中に数人は頼れる人いませんか。

協力してくれるか心配だな…と思ったなら以下の記事を参考にしてみてください。
「サラリーマンが思う幹事に向いている人の特徴」
この特徴がある人がもし近くにいればきっと、あなたの力になってくれるはずです。

基本情報

冒頭で紹介していますが、今回の例として「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」を選定しました。
選定理由は私がよく愛用しているというのもありますが、以下を参照ください。

屋外バーベキューと雨は犬猿の仲ですね。
それでもレンタルのテントは大きめなので、小雨程度であれば濡れることも殆どありません。
雨天決行or雨天中止の基準・判断については以下で触れていますので是非参考にしてください。

事前準備

前工程で幹事と場所を決定しました。
続いては日時等を抑えていきましょう。

川崎市多摩川緑地バーベキュー広場はコロナ禍前は予約システムはなく場所取りなど含めて外注が一般的でしたが、今年から完全予約制となって川崎市でレンタルなども運営しています。

https://www.tamagawa-bbq-area.com/yoyaku

予約時の値段は人数規模によって変わって来るため注意が必要です。
その為、手順としては日程→時間→参加メンバー募集→予約の手順が一番効率的です。

日程

まずは、幹事メンバーが全員で参加できる日程で抑えてしまいましょう。
その後、複数パターンを提示して幹事以外のメンバーへ声掛けするのもよいですが、こっちの日程だったら参加できたのに…みたいな方が多くなってしまうのも嫌なので私はピンポイントで案内をします。
但し、各自日程調整をすることを想定して最低でも1ヶ月以上先の候補日とするようにしましょう。

時間

要注意ポイントです。
会場の予約パターンは以下2種類が用意されています。

私は11：00-開始を推奨します。
理由は買い出しのタイミングです。
当日は集合して買い出し班と現地班とで別れて行動します（食材は現地調達想定）。

改札出口正面にある「富士ガーデン二子新地駅前店」で買い物をする場合、10：00-開店なので同時刻で予約をしてしまうと買い出し班の現地到着が大きく遅れてしまいます。

二子新地駅集合時間は10：30。買い出し班と現地班とで別れて行動します。

今回、買い出しは現地で行うことを想定しています。
改札出口正面にある「富士ガーデン二子新地駅前店」で買い物をする場合、10：00-開店なので同時刻にバーベキュー広場へ集合することができません。

私のおすすめは、二子新地駅集合時間10：30として、買い出し班と現地班とで別れて行動します。
※詳細は後述

http://www.new-quick.co.jp/shop/102

参加メンバー募集

個別声掛けをするのではなく、LINEグループなどに纏めて案内し先着順とすると効率的です。
私が対応した際は、自身が所属している20〜30代を中心とした50人規模の運動サークルメンバーを中心に声を掛けました。

団体の中に苦手な人がいるから全員には声掛けしたくない…といった意見もあるかと思います。
かなりクセが強い人がいる、大半が苦手な人達だ、ということであればやり方は再考必要ですが、そんな団体でバーベキューをやりたいってそもそも思わないですよね。

大体自分が苦手と思っている場合、相手にも伝わっていて同じ感情を抱いている事が大半です。
なので、その人達が参加してくる可能性は低いです。
大人であれば尚更です。

予約

「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」には以下の予約コースがあります。

https://www.tamagawa-bbq-area.com/yoyaku

私が使った時は10名以上且つ道具が持ち込みで全て揃うわけではなかったので、35,000円タイプを選択しました。10人以下でバーベキューのプロフェッショナルが道具を全て用意できるのであれば、場所だけの予約にすることで安く済ませることもできます。片付けや準備の手間を考慮して決定しましょう。私は大人数でワイワイやる時は多少割高になってもレンタルを活用してきました。

食材

基本は現地調達ですが、大人数で買い物もしづらい昨今です。

参加メンバーへ事前にこれは食べたいな～というものは聞き取りをしておくことをオススメします。スプレッドシートなどを共有して食材一覧に被らないよう希望するものを入力をしてもらい、最後に幹事側が抜け漏れを確認する事で効率的に食材一覧を作成できます。
※注意点として、予算の関係上全部用事できない場合があることは伝えておきましょう。

バーベキューで忘れやすいもの10選を以下に纏めました。

人数調整

最大人数での予約プランは11人でも20人でも同じ価格でしたね。
その為、集められるのであれば大人数のほうがコスパは良くなります。

追加で募集を掛ける場合、参加予定者のご家族や友人に声を掛けてもらうのがオススメです。
新しい出会いもあるかもしれませんね。

はなちゃん

私人見知りだから、少し心配だな…

初めて合う人と緊張してしまうこと、ありますよね。
私も人見知りなところがあるので緊張が走る場面、あります。
ただ、社会人になると自分が動かない限り新しい出会いは確実に減ります。安定した人間関係も大切ですが、新しい出会いや体験は人生を豊かにしてくれます。是非恐れずにそういった偶然の出会いも大切にしていきましょう。

但し、バーベキューの目的などはしっかり考慮しましょう。例えばコミュニティの親睦を深めることを目的にしているのであれば、他者を呼ぶべきではない場合もあります。幹事メンバーでしっかりすり合わせをして行動しましょう。

雨天時の対策

微妙な天気予報、なんとも判断が難しい時ありますよね。
幹事が「やらない」「やっぱりやります」とブレてしまうと参加者の方々も心配になります。
そこで、雨天時の対応方針については事前に基準を決めておくことを強くオススメします。

以下は私が採用した基準ですが、時間や数値の部分は場所などの状況に合わせて変更してください。

大事なのは事前に想定しておくことです。

前日に一度判断タイミングを入れたのは、予約が前日17：00までキャンセル可の為です。
では、当日大雨で中止せざる得ない場合はどうすればよいのだろう…？と気になったので会場に問い合わせしてみたところ、電話で理由等説明してもらえれば受け付けるとのことでした。

くれぐれもドタキャンはせず、電話等で相談を上げるようにしましょう。

1人当たりの参加費用の算出

買い物の量や何を重視するかで費用は変わってきてしまうので、あくまで例として見てください。

人数、食材・飲み物、レンタル予約で必要予算はおおよそ決まります。

前回私が幹事をやった時は以下の試算でした。

最終人数17人に対して…

（①+（②×17人））/17人＝1人当たり4,558円
集める金額はお釣り等を踏まえて500円の倍数切り上げで設定をします。

上記の結果、5,000円の徴収としました。

敢えて、予算に対して費用を多めに徴収していることのメリットは以下です。

最終的に使わなかったら返却をすればOKです。
全員に均等に返すも良し、遅れた人に還元するもの良いです。
注意点は隠さずに皆に少しだけ多くもらっている事や使い道を事前に説明しておけば
変な詮索も起きず気持ちよくイベントを楽しめます。

少人数であれば電子決済でのやり取りも普及してきているので現金でやり取りしない方法も良いです。
ただ、全員が同じツールを使っていない場合もあって大人数だと成立しないパターンも多いですね。

注意点として「川崎市多摩川緑地バーベキュー広場」は個別入場料で500円掛かります。

これは事前に幹事側で支払うことはできないので予算とは別になりますので注意が必要です。

当日の工程

最後に当日の工程と喜ばれる行動についてまとめていきます。

はなちゃん

バーベキューに行くとき喜ばれる行動ってなんだろう？？

それは差し入れです！
自家製サングリア、地ビール、新鮮な野菜、デザートなど…
みんなを喜ばせたいな、と想う場面であれば自身の予算に合う形で是非検討してみてください。

買い出しする商品に埋もれないような個性的なものを持って行くことで皆さんの印象に残ります。
ある方が地元の沖縄から送られてきたスパムをいっぱい持ってきてくれた時はとても嬉しかったです。
炭火で焼いて食べたら大好評で皆さんの心に刻まれてました。

集合

当日は10：30に集合です。
（私が幹事をした日、なんとか雨は降らずに開催でしました）

集合場所は二子新地駅東口改札前です。

このような場面、1～2人は遅れる人います。
それでも、寛大な心で迎えてあげてください。
多少の遅れであれば、幹事メンバーの1人が待っていてあげると彼ら彼女らの心理的安全性は担保されます。せっかくの楽しい時間を共に過ごすメンバーなので出来る限りケアをしてあげましょう。

参加費徴収

事情があって途中で帰ってしまう人や、お酒が入って忘れてしまったりなど最後に回してしまうと一定のリスクがあります。立て替えは極力せずに集めたお金の範囲でまわすように管理をしましょう。

また、自身の財布に一緒にして管理するのではなく封筒やポーチ、サコッシュなどで別管理をすることで予算範囲を明確にできます。くれぐれも別のお金と混ぜて管理をしないようにしましょう。

2班分担行動

原則2班に分かれて行動します。

チーム分けをして効率的に準備をすすめましょう。
幹事も両班に配置するようにします。

合流

入場料500円を支払い、現地班＆買い出し班が合流できたらいよいよ開始です。

お酒やお肉はしっかりクーラーボックスに入れておきましょう。
サクッと乾杯を済ませたら以下の分担を進めます。

やることはたくさんあります。

最初は大変ですが幹事メンバーが積極的に対応を進めましょう。
少し疲れたら変わって貰えば良いのです。

まずはギブをすることで、スムーズに事を進めることができますよ。

最後に

最低限のゴミ分別等を行い、残り物は持って帰るようにしましょう。
レンタルした網などは使い捨てなので洗う必要はありません。
食べ物飲み物は残さずにゴミは分別して捨てる、これだけです。

帰り際にすれ違ったバーベキュー場の運営の方にありがとうを伝えて時間内に撤収して終了です。

今回は幹事の視点で記載をしていますので、開催までの道のりをメインにお送りしました。
是非、スマートに大人のバーベキューを遂行してみてください。

幹事がいるからこういったイベントは成り立ちます。

受け身ではなく行動を起こせる人間になって、主体的な楽しい1日を送りましょう。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

こんにちは。さこんじ(https://twitter.com/saKOnzi35)です。

会社・プライベートで昨日よりも楽しく充実した1日を過ごす為に役立つ内容を配信していきますのでどうぞお付き合いください。

さて、今回は…

イベントや飲み会などで活躍してくれる『幹事』に向いている人の特徴解説

著者さこんじ

私は学生時代のサークルから会社、仲間内で遊ぶ時もよく幹事をしており、規模感は異なりますが大小100回以上経験をしてきました。
そんな私だからお伝え出来る内容になっているかと思います。

この記事は以下の方々にオススメです。

あなたの思う幹事のイメージってどんなものでしょうか？

大変で疲れるからあまりやりたくないこと…と思っている方も多いと思います。

著者さこんじ

「疲れる」はまさにその通りだと思います

さこんじが考える幹事の定義は…

周りも楽しめるよう世話役も担いながら中心となって会を催し、円滑に進めていく役割です。

そうなんです！役割なんです。

自分だけが楽しめれば良い！という考えでは、幹事という役割は荷が重いと思います。

それでも自身が幹事として中心にいる中、参加してくれたメンバーが楽しんでいる姿を見ると貢献感を感じることができます。自分も楽しい、周りも楽しい、そんな場所を自身で作ることができるのはすごいことだと思うのです。

この記事を読むことで…

幹事に向いている人の特徴を理解し、自分や周りの仲間と共に楽しい時間を過ごせるようになります

是非最後まで読んで頂けたら嬉しいです。

それでは参りましょう。

幹事に向いている人の特徴4選+α

１.優先順位をつける事ができる

幹事が向いている人の特性として自分がやると決めた事を優先し、スケジュールに組み込む事ができるかが重要です。

空いた時間に予定を入れるのではなく、やりたい事を予定に組込んだ上でどう仕事やプライベートを回していくかを考えられないと、忙しく仕事をしている皆さんの予定はなかなか確保できません。

例えば、仕事が忙しくて急遽出勤になるかもしれないと言って煮え切らない態度の人がいたとします。

はなちゃん

皆と会いたいけれど、週末まで予定が分からなくて…

たろちゃん

毎日残業続きでプライベートの見通しが立てられないんだよ～

このような発言をしてしまっていませんか？

実はこれ、幹事を担う前の話で幹事泣かせの言葉です。

状況は分かったが結局どうしたいのか、スケジュールに対してどういった行動を取るつもりなのかが見えてこないと話し合いが進みません。

このような状態の人がもし幹事になってしまったら、開催も危ぶまれる事態になります。

こういったことを言いがちの人は残念ですが、幹事には向いていません

改善策のアクションプランとしてはグーグルカレンダーの活用です。

• 大事な予定は即入力して日時を抑えてしまう
• 幹事として出来ることはその日のうちに発信・対応

対応が必要なことについては荒くでよいのでリストアップして“タスク”として入力しておくと抜け漏れが減ります。

色々な仕事があるので、本当に予定が組めない人がいるのも理解しています。

どうしてもの場合は、理由を説明し仲間に協力してもらって幹事を一緒にやってもらいましょう。

1人で全部背負い込む必要はありません。

但し、当日参加できない場合に丸投げにならないように注意が必要です。

下調べや計画は入念＆積極的に取り組む事が条件です。それさえできていれば、結果的に参加できず計画損になったとしても、周りはあなたの貢献を見ています。きっと次の機会にも声を掛けてくれるはずです。

著者さこんじ

全てが無駄になることはありませんので安心してください

やりたい事を優先して生きて行くというのは、自分の人生を主体的に生きていることだと私は思います。

仕事はもちろん大切ですが、振り回され過ぎないよう優先順位をしっかり設定し、コントロールできるようになる事を目指してみるのはいかがでしょうか。

優先順位を設定できず、煮え切らない態度を取り続けることはくれぐれもやめましょう。

２.具体的な提案を出すことができる

具体的な提案＝話を次のフェイズに移行できる一手を打てるかどうか。

とも言い変えられます。

仲間内で何か計画を立てる際に「こう思う」や「このような情報もあるよ」といった発言は話を広げていく上ではとても大事ですが、結局どうするのかが決まらずに話し合いが長引いてしまうことがあります。

自身に置き換えて考えてみると、具体的な話をしてしまったら何かトラブルや考慮漏れが発生した時に自分の責任になってしまう。

という考えが根底にあり、決定を下すのを難しくしているように思います。

会社や組織では等級・役職で決定を下す人や責任を負う人が明確になっていますが、仲間内ではそうはいきません。

具体例を見てみましょう。こんな会話があったとします。

はなちゃん

皆で計画している来週のBBQだけど、その日は降水確率50％でとても高いみたいね

たろちゃん

ほう。それは困ったね。
当日中止になると遊べなくなっちゃうから代替え案を検討した方がよいかも

パンDさん

でもでも
朝は降っていなくても途中から降り始めるかもしれないよ？

まるでトランプのババ抜き、ババが巡回しているようです。

このように各々思っている意見は出すが、決定は下さないという会話が続いてしまう場合があります。

こういった時に幹事の適正がある方は以下の発言ができます。

たたき台案の提示+周りに意見を求める

今回の例で言えばこのようなイメージです。

はなちゃん

皆で計画している来週のBBQだけど、その日は降水確率50％でとても高いみたいね

たろちゃん

ほう。それは困ったね。
当日中止になると遊べなくなっちゃうから代替え案を検討した方がよいかも

著者さこんじ

例えば、前日17：00にヤフー天気で降水確率が60％以上だったら延期、それ以下だったら当日朝7：00に実際に降っているかどうかで最終判断っていうのはどう？
あくまでたたき台としての意見だから他意見があれば合わせて考えたいので教えて～

確固たる理由があっての提案であれば周りを納得させる必要がでてきますが、今回は提示した案が採用されるかどうかはさほど重要ではありません。

たたき台案を提示したことで、次は「同意」or「たたき台案のブラッシュアップ」or「別案提示」が必要になったことが大きな進歩です。

合わせて、相手に意見を求めることも大切です。

決定事項をいきなり突きつけても軋轢を生むだけになってしまいます。

周りが具体的な検討に入りやすいよう“他意見があれば聞く”ということも必ず添えて提案することでスムーズに話を進めることができるようになります。

是非何かを決める時に行き詰まった時に採用してみてください。

３.自己犠牲を払える

過度な犠牲は必要はありませんが、ギブのマインドがある方が幹事には向いています。

• 事前準備や買い出しを率先して対応する
• 計画の為に打ち合わせなどに参加をする

例えば、想定していた予算に対してお金が足りなくなってしまった場合、幹事側で補填するといった場面に遭遇することもしばしばあります。

時間もお金も有限なのに、こんなに大変ならもう幹事なんてやりたくない！

そう思ってしまう時もあるかと思います。

お金の不足に対して言えば、自身の許容範囲を超えてしまう場合は周りに協力を要請するべきです。

無理をする必要はありません。

たださほど問題にならない額ならば自身が補填し、自分がこのコミュニティや仲間に貢献できていることを自覚することで自己肯定感を上げることができたりします。

大切なのは、自身で前向きに選択した行動であることです。

やらされていると感じてしまっていたら逆効果です。

その為には主体的にそう思える環境・仲間の中にいることが重要です。もし、そういった居場所がなければ新しい環境に飛び込んでいきましょう。

前段の「具体的な提案を出せる」でも述べていますが、自分の意見を通すことが目的ではありません。幹事を務めるイベントがトラブルなく楽しく遂行できることを目的に行動することが重要です。

複数人で幹事をやって意見が対立した場合なども、両意見のメリットデメリットに大差がなければ相手側の意見を尊重するような人が幹事には向いています。

４.上手くいかない事のほうが多いと理解している

言い方を変えると周りに期待し過ぎない、とも言えます。

幹事をやっていると遅刻・ドタキャン・何かが足りない・多すぎるetc…いろいろなことが起こります。

何度も幹事をやってきましたが、計画通り完璧に進むことなど殆どありません。

他人をコントロールできると思わず、起こり得るトラブルは事前に想定して行動出来る人が幹事に向いています。

例えば会社で大人数の飲み会を設定した場合、出席者にはキャンセルが効く2日前までに事前に会費を集めてしまいましょう。コースの予約であれば価格も分かっているので問題ありません。

そうしておくことで、当日キャンセルがでてその費用が掛かったとしても問題なくそこから支払う事が可能です。

お会計時に遅れてきた人に同額もらってもよいのか…といった配慮を考える必要もなくなります。

これは立派なリスクヘッジの対応です。

参加者には事前に、当日キャンセルすると全額返金できない可能性をアナウンスをしておけば問題ありません。

当日キャンセルの場合、コースの食事代はキャンセル不可、飲み放題分はお店から免除してもらえるパターンも多い印象です。もし、一部でも返金できるのであれば来れなかった方へ返金してあげましょう。

完璧な計画を作り上げたとしても、それを周りに押し付けても共感は得られず、温度差が出てきてしまいます。

作り込み過ぎず、期待し過ぎず、柔軟に対応できる人が幹事には向いていると私は思います。

番外編　お酒に強い！

宴会とかの場に限られてきますが、お酒を飲んでも最後まで全うできる人が幹事には向いています。

お酒に強い！という見出しにしていますが、要は計画したイベントの最中に調子に乗り過ぎず自制する事が大切です。

いい大人が居酒屋とかで寝てたらかっこ悪いですよね？

著者さこんじ

大学生の頃やってしまったことあります。
お店や関係者の皆様、本当に申し訳ございません…！

頭が働かなくなると終盤での会計や締めが纏まらずグダグダのイベントになってしまう可能性があります。

しっかり楽しみつつも頭はクールでいられるようにしましょう。

どうしても心配な場合、お酒を飲まない人が参加してくれていたら会計だけ事前に対応してもらうなど段取りをしておくとよいでしょう。

最後に

以上、幹事に向いている人の特徴4選+αでした。

自分に当てはまる項目はいくつありましたか？

友人や周りで多くの項目に当てはまる人がいれば、一緒にイベントを企画しようと持ちかけてみてください。

きっと、最高の幹事パートナーなってくれるはずです。

自分のやりたいこと、興味のあることを後回しにせず行動して充実した日々を過ごしていきましょう。

今回の記事はこれで以上になります。

最後までお読み取り頂きありがとうございました。